fbpx

10 januari 2022

#46 Shelley Barendregt over flow en structuur

Shelley Barendregt helpt met hashtag.lifegoals drukke ondernemers meer tijd vrij te maken. Door structuur aan te brengen in je bedrijf blijft er ruimte over in jouw agenda om nieuwe plannen aan te pakken. In deze blog leer je hoe je hier vandaag nog een start mee kan maken, zodat jouw bedrijf verder kan groeien!

Tijd tekort

Shelley wist altijd al dat ze wilde gaan ondernemen, maar niet meteen met wat. Ook had ze niet verwacht dat ze haar geordende en gestructureerde aard ooit zou omzetten in een business. Shelley begon haar werkende leven in loondienst bij Aranka van der Voorden, een ondernemer die ze tijdens haar studie leerde kennen. Ze hielp in haar team drie bedrijven opzetten die heel hard groeide. Wat daar het gevolg van was, is dat er op een gegeven moment geen capaciteit meer was om deze groei door te zetten. Wat Shelley enorm zonde vond.

“Ik vind tijd tekort zo’n stomme reden om uiteindelijk iets niet te doen” noemt Shelley. Dit was voor Shelley het startpunt om het hele bedrijf op te schonen. Hierbij keek ze naar alle werkprocessen, ‘workflows’, om deze efficiënter te maken. Zo keek ze of dingen efficiënter konden door ze te automatiseren, of dat er minder naar documenten gezocht hoeft te worden. Door dit te doen werd een overvolle werkweek opeens nog maar de helft van de werkweek. En ook het team werd hier een stuk vrolijker van, ze konden namelijk weer op vakantie zonder tig keer geappt te worden.

Van loondienst naar ondernemen

Uit deze ervaring is het bedrijf van Shelley ontstaan. Ook heeft ze samen met Aranka een planner uitgebracht. Dit kwam voort uit het gemis van een planner op de markt die alles had wat zij zochten. Een basis planner om echt focus aan je dag te geven. Shelley en Aranka hebben zo samen de ‘pretty productive planner‘ ontwikkeld.

Toen Shelley het bedrijf van Aranka opschoonde was ze nog in dienst bij haar. Ik vraag me af hoe de overgang naar ondernemen is gegaan. “Tijdens het proces van opschonen merkte ik dat structuur echt een oplossing van dit probleem kon zijn. Ik wilde dit elke dag gaan doen”. Shelley besprak haar idee met Aranka, en zij was gelukkig heel supportive. “Ik wist al vanaf dag 1 dat jij dit moet gaan doen” reageerde Aranka. Vanaf dat moment is Shelley haar uren in loondienst gaan afbouwen. Met eerst een dag minder in de week, tot na een halfjaar helemaal over te zijn gegaan naar haar eigen onderneming. Dat is nu ongeveer drie jaar geleden.

Beginnen met tijd besparen

Meer structuur willen we misschien allemaal wel, en tijd besparen met onze bezigheden natuurlijk helemaal. Maar hoe begin je met dit proces? Shelley legt uit dat het begint met het zoeken naar een tijdlek. Dat wil zeggen, een onderdeel in de workflow die nu veel meer tijd kost dan zou hoeven. Nu komt er misschien direct iets in je op, social media of Instagram is iets wat veel mensen noemen. Maar misschien heb je wel het idee dat er een tijdlek is, maar weet je niet waar precies. Je werkt je een slag in de ronde en er blijft weinig tijd over.

Waar je dan mee kunt beginnen is het tracken van je tijd. Je hebt hier een heleboel makkelijk bruikbare tools voor, een daarvan is Toggl. Wat je gaat doen is een week lang, van alles wat je doet, de tijd bijhouden. Je zult dan al gauw zien dat een heleboel dingen meer tijd kosten dan je van te voren denkt. Pas als je weet waar het mis gaat, kun je gaan beginnen met structuur aanbrengen.

Kiezen waar je tijd aan besteed

Op het moment dat je weet waar je tijd in gaat zitten kun je ook beter grenzen aangeven en kiezen waar je die tijd aan besteed. Shelley noemt het voorbeeld van een gast blog. Stel je bent er drie uur mee bezig om deze te schrijven. Met deze drie uur kun je ook veel andere dingen doen, dus je moet beslissen of het je tijd waard is. Het kan zijn dat het de tijd helemaal waard is want het levert je bijvoorbeeld veel exposure op. Maar het kan ook zijn dat de blog maar door drie mensen gelezen wordt. Dan kun je kiezen of je het wil doen, of je workflow versnellen waardoor het misschien maar een uur kost om die blog te schrijven.

Ik ben meteen nieuwsgierig naar de tijdlek van Shelley. “Oeh, dat is wel een beetje met de billen bloot” lacht Shelley. Ze verteld dat haar tijdlek nu vooral zit in het volledig uitzoeken van processen van automatisering. “Dat vind ik leuk, maar daar kan ik mezelf soms wel in verliezen”. Shelley geeft aan dat er altijd wel een reden is waarom je veel tijd aan iets besteed, en dat is prima, als je maar weet dat het niet perse hoeft. “Ook al denk je nu, ik moet wel zoveel tijd besteden aan een Instagram post, anders zijn ze niet waardevol. Dat is gewoon niet waar” stelt Shelley.

Workflow in kaart brengen

Op het moment dat je je tijdlek hebt gevonden, kun je het proces van die activiteit in kaart gaan brengen. Shelley legt uit dat dit meer inhoud dan erover nadenken, het is de bedoeling dat je de hele workflow uitschrijft. Elke stap die hierbij hoort wordt in kaart gebracht. “Dit is het moment dat veel mensen afhaken, omdat ze er geen tijd of zin voor hebben” zegt Shelly. “Wat ik ook vaak hoor is dat mensen geen standaard workflow hebben maar een creatief proces. Maar ik ben ervan overtuigd dat ook hier bepaalde stappen worden genomen”. Je moet je workflow dus stap voor stap gaan uitwerken, op zo’n manier dat een vreemde het precies na zou kunnen doen. Pas als je dit doet, kun je zien waar de ‘fouten’ in het systeem zitten.

Efficiënter op Instagram

Shelley noemt als voorbeeld een tijdlek die ze vroeger had: Instagram. “Ik vind het bijna gênant om te vertellen maar ik kon vroeger makkelijk drie uur over een post doen”. Dingen die dit proces vertraagde waren; nadenken over een onderwerp, het bedenken van een caption en het zoeken van een foto die in de feed past. “Toen ik bedacht hoe dit misschien sneller kon, kwamen er niet perse meteen dingen in me op. Ik ben daarom het hele proces gaan uitschrijven”.

Hierdoor kwam Shelley erachter dat het grootste tijdlek het on the spot bedenken wat het onderwerp ging worden. Dit proces heeft Shelley kunnen versnellen door een contentkalender te maken. De contentkalender zorgt ervoor dat de kaders er zijn, en ze die nu alleen nog maar hoeft in te kleuren. Ook een vast moment plannen om de posts te schrijven hielp haar. Zo ging Shelley van drie uur per post, naar een uurtje voor een een hele week aan posts.

Ik geloof voor 100% dat dit werkt. Dit is ook waarom Best Selling Stories bestaat. Omdat mensen het langst bezig zijn met bedenken wat zij vandaag moeten posten. Bij Best Selling Stories geef ik je een onderwerp en een lay out zodat je die alleen nog maar hoeft in te vullen.

Creativiteit boosten

Shelley schrijft om de week de captions van de posts voor de komende twee weken. Bij mezelf merk ik, en dat herken je waarschijnlijk wel, dat ik niet altijd in een schrijf-flow zit. Het ene moment lukt dat me heel makkelijk en het andere moment komt er niks uit mijn vingers. Shelley legt uit dat ook creativiteit een systeem is. Er zijn bepaalde elementen nodig om tot creativiteit te komen, en de eerste stap is te ontdekken welke elementen dat voor jou zijn.

Shelley gebruikt zelf een dag in de maand om al haar nieuwsbrieven te schrijven. Ze legt uit welke elementen er voor haar nodig zijn om dat goed te kunnen doen. “Ik heb een goede kop koffie nodig, en een andere omgeving dan thuis. Ook heb ik bepaalde focus playlists om te luisteren die dag en ik maak echt een feestje van die dag. Als ik in een koffietentje zit, doe ik dat door een stuk taart te bestellen bijvoorbeeld”. Je komt erachter welke elementen voor jou nodig zijn om in deze flow te komen op het moment dat je in die creatieve flow zit. Na zo’n dag kun je analyseren wat er wel of niet aan heeft bijgedragen dat jij creatief kon zijn.

Taken bundelen

Op het moment dat je jouw tijdlek in beeld hebt, en je workflow hebt uitgeschreven, zijn er nog veel meer dingen die je kunt doen om meer structuur aan je werkdagen te geven. We hebben het net gehad over het batchen, taken bundelen. Dit kun je doen met je content, maar Shelley doet dit bijvoorbeeld ook met haar administratie. Het voordeel hiervan is, dat je minder tijd kwijt bent aan het opstarten van je taak.

Ook het beantwoorden van vragen van haar klanten doet Shelley op een moment in de week. Dit zorgt er niet alleen voor dat ze tijd bespaart met het elke keer tussendoor beantwoorden van vragen, klanten zoeken vaak eerst zelf naar een oplossing als ze niet direct antwoord krijgen. “Natuurlijk beantwoord ik weleens een vraag tussendoor als die klant daar heel erg bij gebaat is, maar ik antwoord dus uiterlijk op woensdag” verteld Shelley.

Grenzen stellen

Aan het verhaal van Shelley maak ik heel erg op dat structuur aanbrengen betekent dat je grenzen moet stellen. “Het stukje grenzen stellen is zo ontzettend belangrijk. Omdat mensen met jouw tijd omgaan zoals jij dat doet”. Hiermee bedoelt Shelley dat als je geen grenzen aangeeft in wanneer en hoe mensen je kunnen bereiken, je een grote kans hebt dat je de hele dag van alle kanten vragen krijgt.

Zelf maakt Shelley gebruik van Trello. Alle inhoudelijke vragen worden hier gesteld, en daar geeft Shelley ook antwoord. Als het toch zo is dat een klant Shelley appt met een inhoudelijke vraag, vraagt zij hen dan ook om de vraag nog een keer in Trello te stellen, om alles op 1 plek te houden. Dit geeft niet alleen overzicht aan Shelley, maar ook duidelijkheid aan haar klanten. “Laat je klanten ook inzien wat zij hebben aan de grenzen die jij stelt” voegt Shelley toe. “Voor mijn klanten is het heel fijn om zelf ook het overzicht van 1 kanaal te hebben”.

Overzicht creëeren

Misschien lees je dit, en denk je, ‘dat wil ik ook’. Dat is natuurlijk mogelijk, maar als je dit eerder nooit hebt gedaan is het belangrijk dat je jouw klanten meeneemt in dit beslissingsproces. Shelley geeft hierbij een voorbeeld: “Ik heb eens samengewerkt met een VA, die de hele dag door benaderd werd. Dit is ook logisch want een VA moet ook veel bereikbaar zijn. Maar omdat dit veel door elkaar gebeurde kreeg ze voor niemand goed werk gedaan, want ze werd continu onderbroken.”

“We hebben toen samen eerst bepaalt hoe ze graag nieuwe opdrachten binnen zou willen krijgen. Dit was per mail. Per app wilde ze altijd bereikbaar blijven en per telefoon stelden we een limiet in. Ze nam haar klanten hierin mee door te zeggen dat er een aantal dingen gingen veranderen om voor hen beter werk te kunnen leveren. Haar klanten reageerde hier eigenlijk allemaal heel positief op omdat dit zo helder was.”

Automatiseren

Om meer tijd te besparen verteld Shelley dat er ook veel mogelijk is met het automatiseren van dingen. Iets wat Shelley volledig heeft geautomatiseerd is het onboarding proces. Dit is het moment waarop iemand zegt ‘ik wil met jou aan de slag’ tot het moment van de eerste afspraak. Hier zitten een heleboel stappen tussen die handmatig gedaan moeten worden. Het ondertekenen van een overeenkomst, het akkoord gaan met voorwaarden enzovoort.

Dit heeft Shelley geautomatiseerd door een template te maken voor de mail, en hierin een linkje te zetten naar een formulier. In het formulier beantwoord de klant alles wat Shelley moet weten voor de factuur, en gaan ze akkoord met de voorwaarden. Bij het verzenden van dit formulier wordt alles automatisch in gang gezet. Er wordt een contact aangemaakt in het programma voor de boekhouding, er wordt een gepersonaliseerde mail gestuurd met instructies, er wordt een Trello bord aangemaakt en de eerste sessie wordt ingepland.

Automatiseringen kun je dus goed inzetten voor kleine dingen die handmatig gedaan moeten worden. Shelley zet het ook in voor dingen die ze anders makkelijk vergeet. Zoals een review op de salespagina plaatsen. Daarom worden reviews nu automatisch toegevoegd aan haar to-do list op Trello. Dit gebeurd met het bericht, de naam en eventuele foto erbij. Dus je kunt nadenken over wat dingen zijn die jij makkelijk vergeet, misschien zijn deze wel te automatiseren.

Alle tools op een rijtje

Qua tools in automatisering en gestructureerd werken is er heel veel aanbod. Shelley noemt al een aantal keer Trello, maar het is hierin belangrijk dat jij het fijn vind werken. Een aantal opties zijn: Asana, Notion, Trello en Monday. Andere tools die Shelley gebruikt zijn Moneybird, hierin kun je facturen automatisch laten versturen. Met Zapier koppelt Shelley twee tools aan elkaar, dus bijvoorbeeld hoe het review formulier aan Trello gekoppeld is. Mailblue gebruikt Shelley voor nieuwsbrieven en Shelley gebruikt Forrest om haar productiviteit te boosten.

Nog een tip die Shelley geeft is om de tijd te nemen om een nieuw proces eigen te maken. Wil je bijvoorbeeld zo’n schrijf dag implementeren? Kies er dan voor eerst eens een schrijf ochtend te doen. Zo kun je beter wennen aan het idee, en is de kans van slagen groter.

Challenge

Shelley daagt je uit om deze week minstens drie van je workflows uit te gaan werken. “Dat klinkt als heel veel, I know, maar drie workflows is echt wel te doen. Als je eenmaal de smaak te pakken hebt gaat er een wereld voor je open” zegt Shelley. Een workflow is dus een stappenplan om een taak van je lijstje af te vinken. Als je dit doet, deel het dan met @hashtag.lifegoals en @thesoukacademy!

Kun je nou geen genoeg krijgen van de tips van Shelley? Ze geeft zowel een op een- als groepscoaching. Volg haar op Instagram: @hashtag.lifegoals en schrijf je in voor haar nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van haar tips!

De CEO Chats podcast is er om jou een goede dosis motivatie, creativiteit en inspiratie te geven op het gebied van ondernemerschap. Claimy en haar ambitieuze vrouwelijke gasten delen in deze marketing podcast bruikbare strategieën voor meer succes, sales, omzet, productiviteit en een ijzersterke marketing mindset. Alles om jouw business naar het volgende level te tillen!

SHARE THIS STORY
COMMENTS
EXPAND
ADD A COMMENT