fbpx

11 maart 2021

#21 In 8 stappen naar productief werken

LUISTER DEZE AFLEVERING OP SPOTIFY / APPLE / GOOGLE

Ik ben een ondernemer op intuïtie, maar om verder te komen moet je daadwerkelijk plannen en doelen stellen. Ik ben een creatief mens, maar óók een planner. Veel mensen denken dat dat niet samen gaat. Heb jij ook vrijheid nodig en ga je graag organisch te werk? ‘Moet’ je in een flow zitten? I get you. Maar door op sommige punten in je werk structuur toe te brengen, ben je vrijer in andere taken. Dit is mijn manier en een manier waarin die ook heel effectief is voor andere ondernemers. Dit betekent niet
automatisch dat dit ook de beste manier voor jou is. Neem de tips en tricks over, maar vindt je eigen weg in hoe jij productief gaat werken.

WAAROM IS GOED PLANNEN BELANGRIJK?

In deze blog leer je hoe je het beste kunt plannen, zodat jij je aan je planning houdt en je planning voor je gaat werken.

IEDEREEN HEEFT EVENVEEL TIJD

Het is maar net hoe productief je kan werken en hoe je jouw tijd indeelt, om te zorgen dat je er het maximale uithaalt. Hoe zorg je dat je productiever bent tijdens je werkuren? Hoe kun je jouw taken, agenda en mail indelen zodat je meer gedaan krijgt? En hoe werkt dat dan met onvoorziene taken en last minute opdrachten?

PLANNEN GEEFT OVERZICHT

Maak jij per dag losse takenlijstjes? Heb je goede weekoverzichten? Werk jij aan je doelen of ben je meer bezig met de orde van de dag? Met plannen kun je dit structureren. Je splitst je doelen op in taken en maakt er op die manier plannen van. Je hebt minder stress, kan productief werken en je hebt meer overzicht.

JE KUNT JE WERKLOAD BETER INSCHATTEN

Je gebruikt ieder uur in je planning, dus je spot ook meteen wanneer je week te vol is en onrealistisch gepland is. Daardoor kun je je eigen workload veel beter inschatten. Ook omdat ik je ga aanleren om dit te tracken, leer je je tijd meer naar realiteit inschatten en aanpassen. Je bent veel bewuster van je tijd en je krijgt inzicht in waar je tijd echt heengaat
en daarin ga je misschien ook andere keuzes maken. Je doet iets misschien al jaren op een bepaalde manier, maar is dat de juiste manier?

JE REFLECTEERT BETER

Als jij een to do lijst voor de hele week maakt, maar deze taken niet inplant op dagen/uren, hoe weet je dan waar je de ‘fout’ hebt gemaakt als je je lijst niet afkrijgt? Daar kom je pas aan het eind van de week achter.

PLAN ALLES

De kans is groot dat jij alleen afspraken in je agenda noteert, de meeste mensen doen dit. Maar ik wil dat jij je agenda niet alleen daarvoor gebruikt, maar ook om jouw werkweek te structureren en taken te plannen. Als je daarmee begint, zul je veel bewuster worden van jouw tijd en je dagen niet meer vol plannen met werken en meetings voor/met klanten.

Als je jouw taken goed inplant, dan zie je precies wanneer je nee moet zeggen tegen een nieuw project of nieuwe klant. Maar het werkt ook andersom. Als je ziet dat je veel tijd over hebt in een bepaalde week, kun je klanten benaderen en zeggen dat je nog ruimte voor ze hebt. Of je blokt
tijd om aan jouw bedrijf te werken, in plaats van in jouw bedrijf. Plannen is key om productief te kunnen werken.

GEBRUIK EEN TIJD TRACKER

Ik track al mijn tijd in Toggl Track. Dit kan best confronterend zijn, omdat je waarschijnlijk niet realiseert hoe lang je precies over bepaalde taken doet, tot je ze gaat tracken. Maar wanneer je jezelf hier bewust van bent, kun je er actie op ondernemen. Je kunt dan bijvoorbeeld meer automatiseren of uitbesteden.

8 STAPPEN OM JOUW TIJD EN AGENDA TE PLANNEN

1) KIES VOOR ONLINE OF OFFLINE
Kies of je met een online of offline agenda wilt werken. Online heeft veel voordelen ten opzichte van offline (zoals herinneringen instellen, het delen van je agenda met anderen, het kunnen aanpassen en schuiven), maar ik gebruik zelf nog steeds het liefst een papieren agenda. Ik kan die van Structuurjunkie heel erg aanraden. Ik maak mijn planning vooraf op klad en vul hem daarna in in de agenda. Daarnaast gebruik ik Google Calendar voor mijn afspraken. Denk na over je systeem en zorg dat deze zo simpel mogelijk is. Heb dus niet een planner, een to do list, een notitieboek, een digitale agenda, aantekeningen in notes en losse post its. Hou het simpel en overzichtelijk, met maximaal 2 keuzes.

2) PLAN TIJD VOOR JEZELF IN
Vergeet niet om tijd voor jezelf in te plannen, sterker nog, begin daarmee. Want als je agenda zich gaat vullen met tijd voor werken voor anderen, houd je misschien geen tijd over. Plan tijd voor jezelf in en zorg dat je routines krijgt. Denk aan sporten, tijd met familie, lunch, pauzes, vrije tijd, wandelen, lezen etc.

3) VUL BESTAANDE AFSPRAKEN IN
Vul eerst al je afspraken in die staan. Zowel telefonische afspraken als face to face. Eigenlijk alle afspraken die je met andere mensen hebt ‘waar je niet meer onderuit kunt’. Zorg dat je genoeg tijd inplant voor deze afspraken en dat je ook een eindtijd noteert. Deel die eindtijd ook vooral met de personen waarmee je afspreekt. Zeg “Ik heb tot 16.00 uur, dus 15.00 uur is top, dan hebben we een uurtje”. Of stuur ze een uitnodiging vanuit je agenda die ze kunnen accepteren. Dit dwingt je ook om de tijd van een ander in te schatten en er niet zo maar vanuit te gaan dat ze eindeloos de tijd voor je hebben.

4) HOUD REKENING MET REISTIJD
Blok reistijd in je agenda – dit is immers ook tijd waarin je niet beschikbaar bent. Vergeet daarnaast ook niet voorbereidings- en/of verwerkingstijd in te plannen, mocht het nodig zijn. Wat is er nodig vooraf of achteraf aan je
afspraak om het goed te laten verlopen?

5) PLAN EERST JE PRIORITEITEN
Bij productief werken komt ook prioriteiten stellen bij kijken. Plan je meest belangrijke taken eerst in en zorg dat je daar genoeg tijd voor vrijmaakt. Dit leert je ook om prioriteiten te stellen.

6) DENK NA OVER DE BENODIGDE TIJD
Probeer goed na te denken over het tijdsbestek per taak. Jaag jezelf niet op, plan zoveel tijd in als je denkt nodig te hebben, maar probeer ook niet onnodig veel uren in te plannen. Ik noteer alleen taken die me 30+ minuten kosten. Kleinere taken bundel ik en zet ik op een aparte takenlijst.

7) PLAN NIET JE HELE AGENDA VOL
Productief werken zit hem niet in je agenda volproppen. Probeer 20% van je werkuren niet in te vullen. Dat komt neer op zo’n 1,5 uur per dag op basis van een werkweek van 40 uur. Zo houd je ruimte en tijd voor taken die langer blijken te duren, belangrijke telefoontjes en mails die tussendoor komen en kleinere taken af te ronden.

8) KIES HET JUISTE MOMENT PER TAAK
Productief werken gaat voor mij het beste in de ochtend, en ik schrijf het beste in de avond. In je flow zitten is heel belangrijk en door dit van jezelf te weten kun je hier al op inspelen tijdens het plannen.

De CEO chats podcast is er om jou een goede dosis motivatie, creativiteit en inspiratie te geven op het gebied van ondernemerschap. Claimy en haar ambitieuze vrouwelijke gasten delen in deze marketing podcast bruikbare strategieën voor meer succes, sales, omzet, productiviteit en een ijzersterke marketing mindset. Alles om jouw business naar het volgende level te tillen!

SHARE THIS STORY
COMMENTS
EXPAND
ADD A COMMENT